16 dicas incríveis para o seu procedimento ser mais eficaz

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POP ou SOP todos sabem que são procedimentos que descrevem a realização de uma atividade, a operação de um equipamento ou mesmo define o funcionamento de um sistema dentro, da Indústria farmacêutica.

A sua importância já foi muitas vezes comentada e discutida. Desta forma, este não será o foco deste post.

O que vamos discutir é como torná-lo funcional e de fato ser utilizado como documento de consulta e orientação.

Hoje, a grande maioria dos procedimentos elaborados em Indústria farmacêutica apenas cumprem o seu papel burocrático exigido na RDC 17/2010: eles existem, mas não são utilizados na rotina.

 

Porque isso acontece?

Principais erros cometidos:

  • Falta de padronização: POPs devem ter um padrão de fonte, tamanho e diagramação definidos, por regra estabelecidos em um procedimento, específico, de como elaborar um POP;
  • Uso de fontes: algumas não auxiliam na leitura;
  • Tempo verbal: uso de gerúndio, por exemplo;
  • Textos longos: textos muito longos que acabam por desprender a atenção, colaborando para o devaneio;
  • Falta de objetividade: na tentativa de explicar uma atividade o analista acaba deixando o texto confuso e repetitivo;
  • Cópia do manual: procedimentos para uso de um equipamentos não precisam ser uma cópia do Manual.

Agora que você já conhece os principais problemas encontrados nos POPs, fique atendo para aprender a técnica que vai mudar  a cara de sua documentação e torná-la mais eficaz:

 

Como otimizar o procedimento?

medidor-qualidade

Aqui vão algumas dicas:

  1. Não use fontes serifadas: Times New Roman, por exemplo. Ela é simpática, mas definitivamente não auxilia na leitura;
  1. Tamanho da fonte: use um tamanho que seja legível. Evite tamanhos inferiores a 11 e maiores que 13;
  1. Texto justificado: justifique o texto. Organização é fundamental para uma boa leitura;
  1. Títulos e subtítulos: faça a separação do texto criando subtítulos que facilitam na busca de uma informação;
  1. Numere os títulos: façam a numeração de forma lógica e coerente;
  1. Crie fluxogramas: eles ajudam a simplificar a execução dos passos necessários para a realização de uma atividade;
  1. Já usa o fluxograma? Simplifique-os. Fluxogramas extensos e com muitas setas apenas confundem e não auxiliam no aprendizado;
  1. Parágrafos curtos: Parágrafos longos tornam a leitura cansativa;
  1. Tempo verbal: utilize o verbo no imperativo. Dando uma ordem, o colaborador sente a necessidade de cumprir os passos definidos no texto;

10. Insira fotos: imagens ajudam na visualização e entendimento do texto;

11. Número de páginas: Procedimentos com mais de 20 páginas deixam de ser funcionais. É possível que um colaborador pule algumas páginas só para terminar logo a leitura;

12. Sintetize a informação: escreva somente o necessário, seja objetivo;

13. Aplique uma prova sempre que possível:  após o treinamento aplique uma prova simples (sim ou Não / Verdadeiro e Falso) com poucas páginas. Isso ajudará a fixar a informação;

14. Torne o treinamento divertido e agradável: A imposição de uma informação muitas vezes tem efeito contrário. Pense nisso;

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15. Colete as assinaturas logo após o término do treinamento facilitando o controle. Deixando a lista sob a incumbência do próprio setor, acaba-se por inverter os papéis em termos de responsabilidade.Caso contrário, a lista perderá a importância e pode ocorrer que algum colaborador deixe de assinar, permitindo desta forma, furos no controle do treinamento. Nunca deixe para depois;

16. Validade: 2 ou 3 anos;

  •  Prazos inferiores a 2 anos: o POP corre o risco de  vencer antes da revisão efetiva
  •  Mais que 3 anos: a atividade descrita pode ficar obsoleta comparada com a executada na prática.

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Formada em 2000 em Farmácia industrial pela Faculdades de Ciências Farmacêuticas Oswaldo Cruz, começou a atuar na área farmacêutica em 1998 com projetos científicos e em farmácia de manipulação. Em 2001 iniciou sua carreia em indústria farmacêutica, atuando nas áreas de Controle de Qualidade, Garantia e Gestão de Sistemas da Qualidade, Qualificação e Validação. Com experiência de mais 17 anos no setor, trabalhando em indústrias farmacêuticas nacionais e multinacionais, hoje realiza consultorias e treinamentos para indústrias de medicamentos, indústrias de cosméticos e saneantes, distribuidoras e montadoras de equipamentos da área farmacêutica. Empresária, consultora, blogueira, fundadora do Portal Farmacêuticas e da consultoria que leva o mesmo nome, esposa e mãe de duas filhas, tem como nova missão a criação de um portal, Farmacêuticas, voltado exclusivamente para o mundo farmacêutico, com dicas de projetos, eventos, cursos e notícias.

12 COMENTÁRIOS

  1. Parabéns Fernanda pelo exímio trabalho. Temos uma certa dificuldade com relação os tipos de pastas/fichários,tipos de separadores para deixar os POPS no padrão que a vigilancia sanitária exige. Caso tenha alguma sugestão, não exite em nos passar…

    • Caro Antônio Carlos,

      Agradeço pelo elogio com relação à matéria. A opinião que todos aqui expressam é de extrema importância para a continuidade e aprimoramento da trabalho.

      A respeito da organização dos POPs, o mais comum é a utilização de fichários (daqueles do tipo universitário que abrem no meio e capa dura) com plásticos tamanho A4 com quatro furos para colocar o procedimento.
      Sugiro que utilize o mesmo tipo e cor de pasta para toda empresa para criar um padrão.
      Divisórias são sempre úteis para melhorar a organização.

      Cada área tem que ter a sua pasta contendo todos os POPs relacionados para a execução das atividades dos colaboradores do setor, em cópia CONTROLADA, e outra pasta com os respectivos registros de treinamento.
      Cada pasta deve ter uma identificação para fácil visualização do colaborador.

      A Garantia da Qualidade deve ter controle de todas as pastas existentes. O setor, junto com a GQ, devem garantir que as pastas estejam sempre atualizadas. Não pode haver documentação obsoleta em hipótese alguma.
      Para tanto, assim que um POP for revisado, a GQ deve emitir uma cópia com carimbo de “cópia controlada”, com cor diferente do preto, em cada página, emitir o registro de treinamento com a versão atual do POP e assegurar a entrega do mesmo através da assinatura do responsável do setor pelo recebimento do mesmo. O documento para assinatura é denominado de “controle de cópia” e deve ser mantido como registro da qualidade pela GQ.
      A revisão obsoleta deve ser imediatamente destruída pela GQ.
      Espero que tenha ajudado.

      Caso ainda tenha alguma dúvida, não exite em contactar-me.
      Abraços

  2. FERNANDA, BOA NOITE!
    ESTOU FINALIZANDO VARIOS POP AQUI NA MINHA EMPRESA, COMO SÃO OS PRIMEIRO EU GOSTARIA DE SABER SE NA REVISÃO EU COLOCO 0 OU 1 ?

  3. Fernanda não serei redundante nos elogios, mas sem dúvida nenhuma está de parabéns. Gostaria de uma consultoria sua, sou Farmacêutico Bioquímico atuando na área de hemoterapia, os processos de validação de processos e qualificação de equipamentos são bem definidos, entretanto, estou iniciando uma empreitada na área de cosméticos e algumas dúvidas sugiram: Pela nova RDC 07 sou obrigado a fazer o registro desse novo cosmético? O que preciso realmente ter para iniciar a produção? Desde já muito grato

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