16 dicas incríveis para o seu procedimento ser mais eficaz

POP ou SOP todos sabem que são procedimentos que descrevem a realização de uma atividade, a operação de um equipamento ou mesmo define o funcionamento de um sistema dentro, da Indústria farmacêutica.

A sua importância já foi muitas vezes comentada e discutida. Desta forma, este não será o foco deste post.

O que vamos discutir é como torná-lo funcional e de fato ser utilizado como documento de consulta e orientação.

Hoje, a grande maioria dos procedimentos elaborados em Indústria farmacêutica apenas cumprem o seu papel burocrático exigido na RDC 17/2010: eles existem, mas não são utilizados na rotina.

Porque isso acontece?

Principais erros cometidos:

• Falta de padronização: POPs devem ter um padrão de fonte, tamanho e diagramação definidos, por regra estabelecidos em um procedimento, específico, de como elaborar um POP;

• Uso de fontes: algumas não auxiliam na leitura;

• Tempo verbal: uso de gerúndio, por exemplo;

• Textos longos: textos muito longos que acabam por desprender a atenção, colaborando para o devaneio;

• Falta de objetividade: na tentativa de explicar uma atividade o analista acaba deixando o texto confuso e repetitivo;

• Cópia do manual: procedimentos para uso de um equipamentos não precisam ser uma cópia do Manual.

Agora que você já conhece os principais problemas encontrados nos POPs, fique atendo para aprender a técnica que vai mudar  a cara de sua documentação e torná-la mais eficaz:

Como otimizar o procedimento?

Aqui vão algumas dicas:

1. Não use fontes serifadas: Times New Roman, por exemplo. Ela é simpática, mas definitivamente não auxilia na leitura;

2. Tamanho da fonte: use um tamanho que seja legível. Evite tamanhos inferiores a 11 e maiores que 13;

3. Texto justificado: justifique o texto. Organização é fundamental para uma boa leitura;

4. Títulos e subtítulos: faça a separação do texto criando subtítulos que facilitam na busca de uma informação;

5. Numere os títulos: façam a numeração de forma lógica e coerente;

6. Crie fluxogramas: eles ajudam a simplificar a execução dos passos necessários para a realização de uma atividade;

7. Já usa o fluxograma? Simplifique-os. Fluxogramas extensos e com muitas setas apenas confundem e não auxiliam no aprendizado;

8. Parágrafos curtos: Parágrafos longos tornam a leitura cansativa;

9. Tempo verbal: utilize o verbo no imperativo. Dando uma ordem, o colaborador sente a necessidade de cumprir os passos definidos no texto;

10. Insira fotos: imagens ajudam na visualização e entendimento do texto;

11. Número de páginas: Procedimentos com mais de 20 páginas deixam de ser funcionais. É possível que um colaborador pule algumas páginas só para terminar logo a leitura;

12. Sintetize a informação: escreva somente o necessário, seja objetivo;

13. Aplique uma prova sempre que possível:  após o treinamento aplique uma prova simples (sim ou Não / Verdadeiro e Falso) com poucas páginas. Isso ajudará a fixar a informação;

14. Torne o treinamento divertido e agradável: A imposição de uma informação muitas vezes tem efeito contrário. Pense nisso;

15. Colete as assinaturas logo após o término do treinamento facilitando o controle. Deixando a lista sob a incumbência do próprio setor, acaba-se por inverter os papéis em termos de responsabilidade.Caso contrário, a lista perderá a importância e pode ocorrer que algum colaborador deixe de assinar, permitindo desta forma, furos no controle do treinamento. Nunca deixe para depois;

16. Validade: 2 ou 3 anos;

•  Prazos inferiores a 2 anos: o POP corre o risco de  vencer antes da revisão efetiva
•  Mais que 3 anos: a atividade descrita pode ficar obsoleta comparada com a executada na prática.

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